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Nr. 11 – 2025

LA SEGRETERIA DI EMERGENZA

La gestione di un’emergenza non è solo soccorso sul campo, bensì richiede una struttura organizzativa solida e impeccabile in grado di coordinare uomini, mezzi e informazioni. 

È in questo scenario che si inserisce il ruolo fondamentale degli operatori di Segreteria e Segreteria di Emergenza della Protezione Civile. Per garantire l’efficacia e l’omogeneità di queste funzioni, i coordinamenti di Protezione Civile svolgono corsi di formazione specifici destinati a volontari e personale che desiderano specializzarsi in questo ambito strategico: in CAVPCFE si è svolto il 14 e il 15 Novembre. 

Il corso, della durata complessiva di 14 ore e suddiviso in due moduli, fornisce una base formativa omogenea ai volontari che operano all’interno delle varie segreterie, al fine di garantire uno standard di gestione degli aspetti amministrativi e dei flussi di comunicazione durante le attività di operatività ordinaria, coordinamento e controllo degli aspetti relativi alle situazioni di emergenza. 

I volontari sono stati impegnati per entrambi i giorni e hanno pranzato in Coordinamento, grazie al delizioso supporto del Gruppo Cucina.

I contenuti trattati nel modulo di Segreteria Ordinaria sono stati: 

• cenni di legislazione di Protezione Civile, il volontario PC e l’organizzazione delle associazioni. Il Terzo Settore, i rapporti tra agenzia ARSTPC (Agenzia Regionale Sicurezza Territoriale e la Protezione Civile) ed associazioni di Volontariato, Piani Operativi Annuali (POA);
• le sale operative: organizzazione, principi e coordinamento per la gestione delle emergenze e supporto del volontariato PC, le funzioni nei Centri di Coordinamento e nelle Sale Operative. I gestionali informatici in utilizzo nelle segreterie di PC (anagrafiche, dati volontari e associazioni), la Colonna Mobile. Gestione dei mezzi di comunicazioni;
• le attività ordinarie di una segreteria di PC: la convocazione di assemblee, tenuta registri, gestione comunicazioni, gestione sede e norme sulla privacy, gli adempimenti normativi dei benefici di legge relativi ai volontari che svolgono attività di PC (artt. 39 e 40 D.Lgs 1/2018), la relativa modulistica e le modalità di rilascio delle attestazioni di presenza e le certificazioni di danno.

Il corso per Operatore di Segreteria in Emergenza mira a fornire una preparazione teorico-pratica completa per la gestione degli aspetti amministrativi e logistici essenziali durante scenari di crisi.

Gli argomenti del relativo modulo sono stati:

• organizzazione delle Sale Operative (S.O.) e dei Centri di Coordinamento: comprendere la struttura del Sistema Nazionale di Protezione Civile e il ruolo chiave delle segreterie come quella avanzata, di campo, o di supporto al Coordinamento Regionale (COR). I rapporti con le istituzioni competenti, i referenti e le figure di contatto del volontariato, la sala radio e l’analisi dei flussi di informazioni;
• gestione documentale e comunicazioni: acquisire le procedure per la registrazione, la protocollazione e l’archiviazione di tutti i documenti e le comunicazioni in entrata e in uscita (protocollo di emergenza, diario eventi o “brogliaccio campo”). Organizzazione di briefing e predisposizione di report da inviare al Centro di Coordinamento attivato, ovvero alla Sala Operativa Regionale c/o COR;
• logistica e risorse: gestire i dati relativi a volontari, mezzi e attrezzature impiegate e supportare la funzione Logistica (ad esempio, fornendo il numero di pasti necessari per la cucina di emergenza). Modalità di gestione degli acquisti in emergenza/autorizzazioni di acquisto e procedure. Verifica delle squadre CMR (Colonne Mobili Regionali), volontari, mezzi ed attrezzature in arrivo su luoghi dell’evento. Attivazione e composizione della segreteria di funzione: strumenti di lavoro (PC – radio, etc.). Gestione delle turnazioni della segreteria di supporto alla funzione Volontariato/logistica c/o COR e predisposizione di un calendario delle turnazioni;
• aspetti amministrativi: imparare la compilazione della modulistica specifica dell’emergenza, inclusi i fogli di presenza del personale e le certificazioni di danno. Chiusura emergenza ed impiego dei volontari;
• relazioni in contesti di stress: sviluppare le capacità di comunicazione e gestione delle dinamiche interpersonali tipiche di un ambiente operativo sotto pressione;
• segreteria di campo assistenza alla popolazione: attivazione, movimentazione ed allestimento del modulo segreteria di campo (mezzi, attrezzature e personale volontario che opera all’interno), la catena di comando e controllo in un campo, organigramma (accoglienza/soccorritori). Gestione documenti e registrazione delle comunicazioni sulla base della diversa tipologia di emergenza adottata. Procedura di gestione acquisti ed approvvigionamenti. Informazioni di servizio per il funzionamento del campo (assistenza alla popolazione, logistica, magazzinieri, cucina, referenti del volontariato, ecc,…). Procedure operative per la funzionalità del campo (gestione radio, chiavi di mezzi e strutture e servizi).

Gli operatori formati sono in grado di allestire e rendere operativa una segreteria in tempi rapidi, sia in una struttura fissa (come un Centro Operativo Comunale – COC) sia in postazioni mobili come un camper di comando avanzato. 

Prima del test finale, si è svolto il Role Play formativo, ossia la simulazione pratica di scenari-tipo, configurati per  ciascuna tipologia di segreteria.